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			GEROI - GRUPO DE ESTUDOS SOBRE ROTARY NA INTERNET - BRASIL

Rotary International - GESTÃO 2024-25

Stephanie A. Urchick Presidente 2024-25

 

Agenda Semanal: A tabela seguinte apresenta os 21 modelos de agenda. Selecione o modelo conforme o dia da semana e período do dia (Café da Manhã, Almoço ou Jantar) da reunião ordinária, presencial ou virtual, do seu clube.

Com o programa de flexibilização, novos tipos de associações foram criadas como o Clube Satélite, o Passaporte e outros cujas reuniões não são realizadas semanalmente e também não necessáriamente no horário das refeições. Por isso, tivemos que ampliar o quadro de Agendas-Base para incluir aqueles clubes que se reunem aos sábados e também aos domingos, aumentando para 21 exemplares de Agenda-Base:

 

AGENDA DAS REUNIÕES ORDINÁRIAS:

A Agenda das Reuniões Semanais, oferecida desde 2006 pelo companheiro Roberto Massaru Watanabe da Classificação Engenharia Civil do Rotary Club de São Paulo - Água Rasa, Distrito 4563, terá mais de 70 folhas contendo toda a programação anual das reuniões do clube, semana a semana, reunião por reunião. No quadro acima você encontra os 21 modelos-base, isto é, Arquivos-Base no formato DOC, um para cada dia da semana e período do dia. Clique no botão correspondente ao do seu clube. Faça o download e guarde numa pasta no seu computador.

A Agenda-Base foi feita no formato DOC para que possa ser editada por você com os dados do seu clube. Depois de inserido os dados do seu clube, imprima usando folhas brancas, amarelas e rosas conforme orientação colocada na parte final deste texto. Use papel sulfite na gramatura de 90 gramas para aguentar o manuseio nas mais de 50 reuniões do ano rotário.

Para cada mês, é apresentada uma Folha Rosa com o calendário do mês, os eventos rotários, as efemérides e uma tabela com os eventos de cada uma das reuniões. Serve para você fazer o planejamento mensal, verificar que as Assembléias estão programadas, as efemérides (dia da profissão) dos companheiros e outros eventos importantes.

A folha rosa é seguida por Folhas Brancas, uma folha para cada reunião, onde aparece na linha superior o calendário do mês (com os dias da semana), depois o Tema da reunião, depois vários quadros para compor a Mesa da Presidência, os Visitantes, os Convidados e também a sequência de ocupação da Tribuna. Aqui vai ficar registrado quem veio participar da reunião.

Importante é que no quadro seguinte SEQUÊNCIA NA TRIBUNA figuram as pessoas a assomarem a Tribuna Rotária e, mais importante, o horário em que isso deve ser feito. Lembre-se que na reunião do Rotary participam não só os membro deste Rotary Club como também Visitantes e também Convidados que são líderes atarefados e que tem muitas coisas a fazer e mesmo nas reuniões noturnas os horários, em especial o horário de término da reunião, devem ser respeitados.

No rodapé é possivel anotar os números da Estatística Provisória de Presença da Reunião. Outros fatos podem ser anotados no verso da folha branca.

Ao final da gestão, a agenda das reuniões será um inestimável "arquivo histórico" com tudo que aconteceu em cada uma das reunões do ano rotário.

Veja alguns detalhes da Folha do Mês (rosa)

 

Veja alguns detalhes da Folha da Reunião (branca):

Pelo fato de estar encadernada, a agenda será um ótimo "registro histórico" com tudo o que aconteceu na gestão. 

Vamos, aproveite a oportunidade, faça já o download da versão que corresponde ao dia da semana e período (Café, Almoço, Jantar) de reunião do teu clube, depois edite colocando os dados do seu clube, imprima em papel 90 gramas para durar mais, mande encadernar com uma capa de plástico transparente bem resistente.

As instruções detalhadas de como fazer a edição, inserir o Conselho Diretor, incluir ou eliminar folhas da reunião semanal, a impressão e a montagem final com capa dura, folhas rosa e folhas brancas estão nas páginas finais da própria Agenda-Base.

Prepare ao menos 4 exemplares, sendo um exemplar para o Presidente, um para o Secretário, um para o Protocolo e um para o Diretor de Programa. Escolha cores diferentes para as capas, em plástico duro transparente. Se teu clube tiver uma Secretária contratada, dê um exemplar para ela também. Ao longo da gestão, quando uma determinada folha for atualizada, imprima somente aquela folha e peça para fazer a substituição em todos os exemplares.

Use um papel especial, fotográfico, para a Capa. Use um "degradée" para ficar mais bonito. Diferencie os exemplares com um quadro, em destaque, com o nome do "dono" da agenda. Veja um exemplar de anos passados:

Se você tem dificuldade de montar um fundo degradee, aqui vai o DOC só da capa: www.geroi.com.br/programa2020/Agenda2020CAPA.doc

É interessante, e mostra organização do clube. Entregue um exemplar para o Governador do Distrito no dia em que ele realizar a Visita Oficial ao Clube. Afinal, todos os esforços dispendidos pelo RI ao implantar o PLD e depois o PLC não foram para organizar os distritos e os clubes? Para tornar o seu clube num Clube Eficaz? Então comece por marcar aquelas reuniões que você já sabe que vai acontecer durante o ano da sua gestão. Se der tempo, o Watanabe procura sempre aprontar as 15 edições da agenda-base no mês de Janeiro para dar tempo de você, Presidente Entrante, fazer download, inserir os dados do seu clube e anotar aqueles eventos já definidos, imprimir em papel, encadernar e levar, de baixo do braço, no seu PETS e mostrar a todos que você já está se preparando para fazer uma ótima gestão.

A Agenda Semanal ajuda a organizar as reuniões semanais e mostra que o clube se preocupa com a qualidade e o conteúdo das Reuniões Semanais, programando com antecedência palestras de interesse, de modo que todos os associados sintam que "valeu a pena" ter tido o trabalho de se deslocar até o local da reunião e também o esforço dispendido para "chegar antes" do início formal, até enfrentando trânsito congestionado e chuva forte, para estar presente no alegre e descompromissado Companheirismo (que deve começar 30 minutos antes do início formal da reunião), a troca de conversa e de experiências com os demais companheiros do seu Rotary, com os Visitantes (rotarianos de outros clubes) e Convidados.

Lembre-se que o Rotary não é apenas um "clube de amigos" de modo que as reuniões "de companheirismo" sem palestras e sem novidades devem ser evitadas e todos, companheiros, visitantes e convidados, devem sair da reunião com aquela sensação de "valeu a pena" ou "que coisa interessante" ou "não sabia que". Um bom lema para participar de uma reunião do Rotary é "Entramos para aprender e saímos para Servir".

Uma reunião organizada, que começa e termina no horário programado desperta o interesse pelo Rotary, em especial dos convidados que participam de uma reunião do Rotary pela primeira vez, fazendo nascer nele a vontade de participar dessa mundialmente admirada e respeitada organização, que, por sinal, prima pela organização. Como diria Penélope: "Não basta ser organizado, precisa mostrar organização".

Vamos companheiro, vamos arregaçar as mangas, selecionar o dia e período e fazer o download do arquivo-base. Esteja preparado pois o arquivo é grande (mais de 3 megabytes) e o download pode ser demorado. Detalhes de como fazer para introduzir os dados do seu clube e anotar os eventos já programados você encontra no próprio arquivo-base (nas folhas finais).

NOTAS:
1 - Eu espero que não, mas se tiver algum erro no arquivo-base, favor entrar em contato comigo pelo meu email roberto@ebanataw.com.br. A Agenda chegou até aqui, ao longo desses anos todos, graças à adesão, colaboração e incentivo de todos.
2 - O arquivo-base é do tipo "open-source" não tem propaganda, nem senha, pode ser livremente divulgado, copiado, editado, impresso e distribuído.
3 - Para repassar este endereço para outros companheiros, fique à vontade:  https://www.geroi.com.br/programa2024.
Em vez de anotar este endereço, é mais fácil pedir para o companheiro fotografar o seguinte QR-CODE:

4 - Para ver como foi feito nos anos anteriores, veja:

NOTA DO AUTOR: O GEROI - Grupo de Estudos sobre Rotary na Internet - foi um grupo criado em 8 de novembro de 2004 e se destinava ao debate de ideias e ampliação do conhecimento entre rotarianos sobre as atividades dos Rotary Clubs, Distritos, Fundação Rotária, Rotary International e entidades/programas a eles vinculados. Chegou a atingir 1.065 membros, foi desativado em 15 de dezembro de 2020 tendo trocado, nesse período de 15 anos, mais de 40.000 mensagens. Mais detalhes sobre os trabalhos realizados pelo GEROI, como os Intercâmbios da Amizade realizados em Taiobeiras-MG e Jataí-GO podem ser vistos em www.geroi.com.br.